ワークシート診断ツール


前提条件と免責事項 / ダウンロード / よくある質問

BookSpecRed

業務において昔から利用され続けている Excel ブックが存在することは珍しくありません。

しかし、すべての Excel ブックがどんな動きをしているのかを完全に説明できる場合は稀です。

現実には、組織内に存在する Excel ブックの「仕様書」のようなものは存在せず、すでにそのブックの作成者は社内にいなく、「どんなことがあってもこの操作をしろ」と言われているブックが存在している場合も見受けられます。

  • そのブックのいくつのセルにどんな数式が埋め込まれているかわかりますか?
  • そのブックではどんな関数が使われているかわかりますか?
  • そのブックが「外部参照している」サーバーやフォルダーを把握していますか?
  • そのブックに含まれているマクロはどのくらいの規模で、標準以外のアドイン/参照は使ってませんか?

ほんの一例ですが上記を調べることは可能です。しかし、手作業に加え、Excel の機能に精通していなければ、このレポートを作るだけでも相当なスキルと時間を要します。

実践ワークシート協会では、これらブックの内容を決定づける情報の一覧表示を自動化し、Excel ブックの「可視化」を進めるツール「ワークシート診断ツール」を開発しました。

 

y2000booksRed

問題なく利用しているブックでも「このブックだけ開くのが遅い」といったことが発生します。長年にかけて多くの人により共有されてきたブックは企業にとって価値があるのは確かですが、その分「ゴミ」がたまっています。特に 1997年~2000年に作られたブックをそのまま利用している場合、そして多くの人により「改修」されてきたブックの場合「目に見えないオブジェクト」がワークシート上に数十から数百存在する場合があります。

データの割りにファイルサイズが大きい、ブックを開くのに時間がかかる、という場合は、この「目に見えないオブジェクト」の存在を疑ったほうがいいでしょう。

ワークシート診断ツールは、ブックに含まれているオブジェクトの数、タイプ、サイズ(高さ、幅)といった情報をテーブル形式で出力し、一覧表示します。

 

情報漏洩のリスク昨今多くの経営者や業務担当者が注意している情報漏洩ですが、情報漏洩に関するニュースが減ることはありません。実はエクセルから情報が漏洩するリスクもあるのです。外部パートナーやお客様との間で「登録用紙・フォーム」としてのエクセルの使用をしている企業は多いと思います。エクセルが標準で持っている「ドキュメント検査」である程度、ブックの中にあるデータを検査し、外部流出させたくないデータをチェックすることが可能です。しかし、ドキュメント検査を行う際に警告のダイアログ ボックスがでるように、完全に情報を消すことはできません。

ドキュメント検査ダイアログ(画像をクリックして拡大できます)

代表的な例として「名前 (named range)」があげられます。名前を使ったファイルのパス表示などはドキュメント検査ではチェックできません。現実にあった例ですが、エクセル ブックを保管しているフォルダー名が「社外秘」そしてそのサブフォルダとして「プロジェクト名」や「顧客名」といったものがそのまま名前として登録され、外部に流出するといったものです。この情報漏洩が危機的状況をすぐさま作り出すものではありませんが、その会社のセキュリティに対する取り組みに対して疑念を持たれても仕方ありません。

ワークシート診断ツールは、ブックに含まれている「名前」とその内容を一覧表示し、確認することが可能になります。また、事前にそのような「名前」の使い方をしているブックを特定し、修正を加えることも可能になります。

 

スキルの底上げ

Excel スキルの底上げは企業にとって大きな課題です。Excel を自在に、そして適切に使いこなせる社員やスタッフが増えることによる効果は計り知れません。

しかし、Excel が持っている機能は広く、深く、どこから学べばいいか、何を学べばいいか、どのくらい時間をかければいいかを判断する材料はいままでありませんでした。「初めての Excel」、「Excel 入門編」といった書籍を元に学習するのがこれまでのやり方でしょう。

基礎は重要です。しかし、会社、部門での Excel の使われ方、活用の仕方はほぼ決まってくるはずです。現在部門で利用しているブックを ワークシート診断ツールで診断すれば「利用している関数一覧」を取得することができます。ユーザー定義として設定した「ユーザー書式一覧」も確認することが可能です。

現状を把握して、学習すべき内容を明確にし、部門や会社の Excel 利用の「標準化」を作成する。

その標準化作成をワークシート診断ツールが強力に支援します。

ViewSample

 レポート結果サンプルはご利用のブラウザ内で Excel Online を使って表示されます。(ダウンロードではありません)

DownloadChkBook